お客様導入事例 和洋国府台女子高等学校様

スキャナー＆OCRソフトで、膨大な紙文書の効率的な管理と活用を図り、進路・学習指導の充実へ

110年の歴史を持ち、中高、大学までの一貫教育で有為な人材の育成につとめる和洋国府台女子高等学校様。生徒に対し、より有益な情報や授業を提供するために行なうアンケート等の集計処理の効率化をめざし、DocuScan C4250とOCRソフトを導入。現在、学校内で使われている膨大な紙文書をどのように管理し、業務効率を高め、さらに、今後どのように授業や進路指導などに役立てていくのかを進路指導部長の増山様にお聞きしました。

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ココが変わった！

• 従来の状況：アンケート集計や文書の検索に多大な時間と労力を消費。
  膨大な紙文書の管理にも頭をかかえていた。
  
• 導入後の状況：スキャナー＆OCRソフトで集計作業が4日間→3時間と格段に省略化！DocuWorksの活用で簡単文書管理、情報検索も大幅にスピードアップ。
  業務の改善により、分析や研究、他の校務に時間を有効活用できるようになった。
  

導入の背景は…？

導入の流れは…？

事前の説明会等でスムーズに利用開始
現在、授業や健康診断、学校説明会を中心に手書き文書は、教務課、生徒課など学内のあらゆる分野で利用されています。そこで導入に際しては、一部門にとらわれることなく、機能の特長やシステムの利用法の説明会を職員全員参加で行ないました。今後、進路課では大学への進学希望調査、受験校合否連絡、進路相談、調査等の文書管理やアンケート集計にスキャナーとOCRソフトを活用し、徐々に他部門への応用を図っていく予定です。

導入後の評価と成果は…？

処理の速さと簡単操作に満足

文書管理の効率化へ一歩を踏み出す

DocuWorksで広がる可能性

今回、もうひとつのメリットとして実感しているのがDocuWorksです。スキャナーに1ライセンス同梱されていましたが、電子データだけでなく、これまで紙で管理していた文書も一元管理ができます。フォルダを分けたり、分類も簡単にでき、文書管理が効率化されました。たとえば、進路課では進路情報や入試情報など、さまざまな資料やデータが大学や専門学校から届きますが、その整理が大変です。生徒から、今年の入試傾向について知りたいと問われても該当する資料をさがすのに時間がかかり、やっと見つけてそれをコピーして渡すまでに待たせてしまうこともありました。しかしDocuWorksの検索機能を活用すれば、情報の検索と閲覧が格段にスピードアップできます。本来、進路課は生徒に対して有益な情報を素早く発信する役割を担っていますが、DocuWorksがあれば、即座に便利さが実感できる情報発信基地がつくれます。また、こうしたDocuWorksの便利さに他の課も注目していて、現在では、進路課を手始めに生徒課、教務課、保健室等にも導入し、各課でのそれぞれの活用が始まっています。

進路課では、大学や専門学校情報がわかりやすく分類、整理され、学生たちに好評。

今後の活用は…？

さらに業務改善と有意義な授業の提供へ
学内におけるシステムは誰もが利用しやすいことが第一条件です。また、個人情報も扱いますので、セキュリティ対策にも十分な対応が必要です。さらに学内には、入学から健康診断、夏期講習、入試等、一定のサイクルがあり、一度システムが構築できると次の年以降は、それをベースに運用が可能です。実際、昨年度から授業に対するアンケートを実施していますが、その処理も簡略化され、分析、研究に多くの時間を使うことができるなど、よりよい授業や役立つ情報を提供できる環境が整い始めています。これまで手間取っていた文書管理が省力化され、業務の改善が進むことによって職員の負担が軽くなるだけでなく、その分、教育や指導の充実を求める取り組みが可能となり、期待が大きく膨らんでいます。

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