お客様導入事例 多賀城市 総務部行政管理課様

庁内の共通フォーマットにDocuWorksを採用

多賀城市役所様では庁内の共通フォーマットとしてDocuWorksを採用し、アノテーション機能とやPDF変換機能を使い、各種業務の効率化に役立てています。

導入前の課題と指標

庁内の情報化推進への取り組み

多賀城市様では庁内LANの構築によって情報化を推進し、現在、本庁舎では一人一台パソコンを実現し、業務の効率化をはかっております。

また、今後の推進予定としては、3年前から各課に１名情報化専門の担当を設定し、情報化推進会議というセキュリティ関連やホームページ作成実習についてな どの講習をする会議を月一回開き、庁舎内の職員一人ひとりの情報化推進に努めております。

効率化が課題であった各種申請書の作成

庁内の情報化推進が進行すると、課題となったのが以下の業務効率化でした。

1. 多賀城市役所様では表面がワープロ、裏面が表計算など、異なるアプリケーションで作成される資料を作成する際、複合機の前で片面を印刷し、一度トレイに戻したあと、裏面側を印刷する面倒な作業。
2. 建設部関係などでの印刷した紙文書に、時間とスペースが必要となる色鉛筆を使った手作業による図面への色づけ作業 。
3. 各種申請書をホームページに掲載する際、様々なアプリケーションで作成された申請書をPDF化全般を行なっているホームページ担当係の作業。このPDF化作業の業務負荷は重く、ホームページに掲載されるまで時間がかかりタイムリーに掲載できなかった。

導入後の効果

DocuWorks導入後、以下の機能を使い業務が効率化されました。

1. 異なるアプリケーションもまとめて両面印刷

2. アノテーション機能で簡単に図面作成

3. PDF変換機能で簡単にタイムリーにホームページ掲載

多賀城市役所様では庁内での文書はDocuWorks、電子メールやホームページなど外部への文書はPDFという使い分けがされています。

お客様の声

「現在、DocuWorksは日常業務で欠かせないソフトウエアになっています。」

DocuWorksを実際使ってみて良いところは、まずスキャナー機能が有効に活用できるということでした。今までは、庁舎内の富士ゼロックスの複合機 で、スキャナー機能が利用できることを知らない人が多かったのですが、DocuWorksを利用すれば複合機でスキャンしたデータを簡単に取り込める上 に、紙文書を電子化し加工編集できることが非常に好評でした。現在では、DocuWorksの浸透も進んでおり、その便利性からDocuWorksは日常業務で欠かせないソフトウエアになっています。