文書管理コンサルティング

2005年4月1日に施行されたe-文書法により、企業が保存を義務づけられているさまざまな書類の電子保存が認められるようなりました。文書を電子化することは、管理・保存コストの軽減につながるうえ、検索性が高まることで文書の活用の幅が大きく広がります。しかし、一方で原本性の担保が必要になるなど、全社的な業務プロセスの見直しによる統制の強化が必要となります。

業務プロセスを改善し統制を強化する場合、合わせてその改善が現場に受け入れられ、定着するかどうかが大きな鍵を握ります。経営サイドからの要請を現場に一方的に押しつけるだけでは、現場との軋轢を生むことにもなりかねません。

企業がお客様や市場に対して説明責任を果たし持続的な発展を遂げるためには、文書の電子化は避けて通れない課題です。
現場の要請を加味しながら、いかに統制された電子化を推進していくかの舵取りが、経営者には求められているのです。

富士ゼロックスは、1992年にThe Document Companyを標榜して以来、一貫して文書の管理や活用のあり方を考え続け、文書の作成から修正、保管、確認、保存、廃棄までの“ドキュメントライフサイクル”に沿って価値提供してきました。

富士ゼロックスは、ドキュメントライフサイクルに沿って文書管理を進めるには、文書管理規程や文書管理ガイドラインを策定することが非常に重要であることを多くの実績の中で経験してきました。その経験を生かし、金融、製造、製薬、官公庁などの大型プロジェクトに参加し、課題解決のお手伝いをしています。

「文書管理サービス」は、理論と実践を兼ね備えた富士ゼロックスだからこそ、提供できるサービスなのです。

「文書管理サービス」は、主に以下の2つのサービスで構成しています。

1. コンサルティングサービス

まず、経営視点での統制と、現場視点での活用の2つの視点からあるべき理想の姿を明確にします。
次に、その絵姿を実現するために必要となるシステム要件や仕組み、さらには人を含めた運用プロセスまで設計し提案します。
現場の声をヒアリングすることでユーザーが使いたくなるサービスを提供します。

2. システム構築

富士ゼロックスが取り揃える多くの文書管理システムの中から最適な商品を組み合わせ、さらには、お客様の業務に合わせてカスタマイズしながらシステム構築を支援します。

富士ゼロックスでは、情報活用と内部統制の強化に向けて、文書管理の側面から取り組んできました。

1. 経緯を残す

最終成果物としての文書を管理するだけでは十分ではありません。結果としての文書が残っていても、なぜそのような文書になったのか、だれが判断を下したのか、全くわからないことがあります。
経緯を残すことにより、同じ失敗を繰り返さず、組織や業態の変革に対応し、業務の生産性を飛躍的に拡大することが可能になります。

2. 文書管理規程・ガイドラインの制定

内部統制を強化するには、正式文書・機密文書・重要文書は、業務の如何にかかわらず全て規定しなければなりません。
業務の経緯や成果が表出した文書を統制するために、その基盤となる文書管理規程・ガイドラインを整備することが必要なのです。

経営者にとって社員は何者にも代え難い財産です。

その社員の“知”がドキュメントというカタチになり、活用され、さらには新たな知を創造する。社員が生き生きと働けるこのような環境を、富士ゼロックスは、“知的フィールド”と呼びたいと思います。

「文書管理サービス」は、内部統制を側面から支えるだけでなく、現場に埋もれた知を可視化し “知的フィールド”が活性化する環境の構築を支援します。

濱田和実（はまだ かずみ）プロフィール
1989年入社以来、ドキュメントコンサルタントとして、業務マニュアルの設計・製作、企画書ビジュアル化、文書構造化DB設計、文書管理規程・ガイドライン設計などを手がける。通信、半導体、機械、金融業界などで実績がある。